CDN Optima - Serwis

Oprogramowanie dla firm CDN Optima Serwis jest szczególnie polecane dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Ten dedykowany moduł umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych oraz planowanie pracy serwisantów. Potrzeby firmy w zakresie usług serwisowych zależą zarówno od jej wielkości, jak i specyfiki działania. Tak więc, w zależności od przedsiębiorstwa, w module CDN Optima Serwis można:

prowadzić kartoteki urządzeń serwisowanych (w podziale na rodzaje),
swobodnie opisywać urządzenia serwisowane cechami (atrybutami), w tym również obowiązkowymi (np. wymagane jest podanie numeru seryjnego),
rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i „w toku”) i opisywać cechami,
fakturować wykonane czynności oraz użyte części za pomocą jednej usługi,
harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie – w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
szybko wyszukiwać zlecenia i zadania przeterminowane lub na dziś,
rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/paragon na wykonaną usługę (wymagany moduł CDN Optima Faktury),
pojawiła się możliwość częściowego fakturowania usług,
w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu.

Niewątpliwie dużą zaletą modułu CDN Optima Serwis jest współpraca z modułem CDN Optima Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym CDN Optima Handel (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli Użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych, to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne). Użytkownicy, posiadający moduł CDN Optima Analizy, mają także możliwość raportowania informacji gromadzonych w module programu CDN Optima Serwis. W ramcha raportów modułu CDN Optima Analizy dostępne są następujące zestawienia:

analiza czynności według serwisantów,
analiza czynności według kontrahentów,
analiza wartości zleceń według serwisantów,
wykonane czynności w zadanym okresie,
najczęściej pobierane części,
raport brakujących części,
najczęściej wykonane czynności.

CDN Optima Serwis czyli łatwo wprowadzaj zgłoszenia...

W celu stworzenia formularza zgłoszenia usługi serwisowej stworzono pięć zakładek, dzięki którym łatwo filtrować i kontrolować zlecenie:

Ogólne – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia,
Kontrahent - na zakładce Użytkownik może wprowadzić kontrahenta i odbiorcę,
Czynności – na zakładce Użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki,
Części – zawiera informacje o wykorzystanych częściach; z poziomu tej zakładki Użytkownik może pobierać części potrzebne do realizacji zlecenia dokumentem MM lub utworzyć zamówienie u dostawcy na wskazane części,
Atrybuty – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.),
Dokumenty – zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.

Wybierz sposób realizacji

Każda czynność, jaką należy wykonać w związku z realizacją zlecenia, może być przypisana do innego operatora. Użytkownik oprogramowania dla firm CDN Optima Serwis może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy opcje:

niezależna – czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
po wykonaniu poprzedniej − czynność, która może być zrealizowana dopiero, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
według terminu – czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.

Terminarz w CDN Optima Serwis

W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora. Operatorzy mogą również filtrować na liście zlecenia, na których mają przypisane do realizacji czynności.

Program CDN Optima Serwis - kosztorysowanie

Dla potrzeb kosztorysowania można przy pomocy modułu CDN Optima Serwis wyliczyć wartość netto i brutto czynności (usług) oraz części wpisanych na danym zleceniu.

Wraz z zamykaniem zlecenia Użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo-magazynowych. Ogólnie fakturowanie zlecenia polega na tworzeniu:

dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
dokumentu FA/PA, zawierającego części z dokumentu WZ oraz wszystkie usługi cennikowe z zakładki czynności,
dokumentu FA na jedną usługę, gdzie części widniejące na fakturze w postaci usługi są rozchodowane przy pomocy RW.